Bedrijfsvoering

In deze paragraaf staat de bedrijfsvoering centraal. Bedrijfsvoering betreft de sturende en ondersteunende processen die nodig zijn om de strategische doelstellingen van de programma’s te behalen. Voor de gemeente geldt daarbij nog specifiek dat ze een voorbeeldfunctie heeft. Onderwerpen die de gemeente belangrijk vindt, moet zij ook zelf goed regelen in de bedrijfsvoering. Denk daarbij bijvoorbeeld aan een duurzame bedrijfsvoering en het beschikbaar stellen van arbeidsplaatsen voor mensen met afstand tot de arbeidsmarkt.

In 2019 heeft het college van B en W de organisatievisie vastgesteld. In deze visie staat de metafoor van twee-benigheid centraal. Enerzijds moeten wij zaken goed borgen en ons aan wet- en regelgeving houden, anderzijds bevinden wij ons in een snel veranderende omgeving waarbij steeds met andere organisaties antwoorden moeten vinden op complexe maatschappelijke vraagstukken. Beide benen zijn voor de gemeente belangrijk.

In 2019 heeft de directie drie onderzoeken laten doen naar de stand van/in de organisatie. Er is een medewerkersonderzoek uitgevoerd om inzicht te krijgen hoe medewerkers hun werk beleven en wat ze belangrijk vinden. Er is een kwantitatief onderzoek uitgevoerd naar de omvang van de gemeentelijke organisatie in vergelijking met andere gemeenten. En, tenslotte, is er een onderzoek uitgevoerd naar waar de organisatie sterk in is en wat verder verbeterd kan worden. Aan de hand van deze drie onderzoeken zet de directie, samen met het gehele management, stappen om de organisatie toe te rusten op de huidige complexe maatschappelijk opgaven.

Ook in Hilversum merken we dat de arbeidsmarkt aantrekt. Het verloop onder het personeel is hoger dan de afgelopen jaren en het is lastiger specialisten te vinden. Daarbij komt dat de komende jaren meer mensen met pensioen gaan. Het zijn van een aantrekkelijke, moderne werkgever om zo mensen aan ons te binden wordt de komende jaren in toenemende mate belangrijk. We hebben daarom in 2019 ingezet op recruitment en goed werkgeverschap.

Het werk van onze medewerkers verandert snel door digitale ontwikkelingen. Zowel het goed inzetten van de technische mogelijkheden als het opleiden van onze medewerkers daarin vraagt continu aandacht. In 2019 hebben we met name ingezet op het vergroten van de slagkracht van de ICT-organisatie. Hierdoor kunnen we in de toekomst naar buiten toe onze dienstverlening stapsgewijs digitaliseren en automatiseren, en ook onze interne processen steeds meer digitaal maken.

2. Personeel
Per 1 januari 2020 is de Wet normalisering rechtspositie ambtenaren (Wnra) ingevoerd. Dit houdt in dat de medewerkers van de gemeente Hilversum niet meer onder het ambtenarenrecht vallen, maar onder het private arbeidsrecht. Medewerkers blijven wel ambtenaar en behouden hun ambtelijke status. Voor de invoering van de Wnra zijn in 2019 verschillende acties uitgevoerd (o.a. opstellen arbeidsovereenkomsten en personeelshandboek) en zijn de managers en medewerkers betrokken bij deze invoering.

Op het gebied van organisatiebrede opleidingen zijn de trainingen Morele Oordeelsvorming allemaal uitgevoerd. In het afgelopen jaar is elke medewerker getraind in de methodiek van het zeven stappenplan Morele Oordeelsvorming van bureau Governance & Integrity. Hilversum wil dit morele leerproces verankeren in de organisatie. Dus naast de training van alle medewerkers en managers worden dilemma’s uit de praktijk ook besproken tijdens zogeheten ‘morele beraden’. Om deze beraden te kunnen houden is in 2019 een eerste groep medewerkers opgeleid om de morele beraden te begeleiden, en is de tweede groep gestart. Het uitgangspunt daarbij is dat de gemeente Hilversum het moreel leerproces levend houdt en het steeds gewoner wordt om dilemma’s met elkaar te bespreken en ervan te leren. Uiteraard blijven deze trainingen aangeboden worden voor nieuwe medewerkers, het is een vast onderdeel van de basistrainingen in huis.

Naast deze organisatie-brede opleidingen is de rest van het opleidingsbudget besteed aan reguliere opleidingen die horen bij het werken voor de gemeente Hilversum, teamtrainingen, individuele opleidingen en ontwikkelactiviteiten op het gebied van vakinhoudelijke ontwikkeling en/of (persoonlijke) ontwikkeling, zoals het versterken van competenties en vaardigheden. Ontwikkelingen in het Sociaal Domein, het buurtgericht werken, de Omgevingswet zijn onder meer onderwerpen waar medewerkers opleidings- en ontwikkelingsactiviteiten voor hebben gedaan.

Op het gebied van sociaal werkgeverschap zijn we voort gegaan op de ingeslagen weg. In 2019 zijn er 11 mensen met een doelgroep achtergrond in dienst. Dit komt neer op 6,24 fte (1 fte is 25,5 werkuren). Doelstelling conform de landelijke norm is 12,8 fte voor 2019, deze doelstelling is lager dan onze eigen ambities voor 2019 (18 plaatsingen in totaal). Onze eigen ambities zijn te hoog gebleken en hebben we niet gehaald. De ervaring laat zien dat plaatsing en begeleiding veel tijd en aandacht vragen van collega’s en leidinggevenden. Sinds september 2019 hebben we een extra inspanning verricht om goed in beeld te krijgen wie alle spelers zijn in dit ingewikkelde veld. Er is intensief contact geweest met het UWV, het werkgeversserviceportaal en met managers. Hierdoor hebben we in kort tijd drie nieuwe medewerkers uit de doelgroep weten te betrekken die zijn gestart met een proefplaatsing en waarvan we hopen dat ze in 2020 een vast contract krijgen.

De arbeidsmarkt is in beweging en functies zijn lastig te werven. In 2018 waren er 78 vacatures. In 2019 zijn 128 vacatures aangemeld en daarvan hebben wij er 114 vervuld. Ongeveer 2/3 met mensen van buiten, de rest is ingevuld met eigen mensen. Dit vraagt om extra aandacht voor onze arbeidsmarktcommunicatie. Het is ons goed gelukt het overgrote deel van de vacatures zelf te vervullen, de inspanningen op social media en van onze eigen recruiter hebben hun vruchten afgeworpen. De arbeidsmarkt blijft voorlopig dynamisch dus daar zullen we op blijven investeren.

In 2019 is een medewerkersonderzoek gehouden, als vervolg op het onderzoek in 2017. De respons was hoog, 83,3%. Het werkplezier is gescoord op 6,8 ten opzichte van 6,9 van 2 jaar geleden, dat is nagenoeg gelijk gebleven. Wat goed wordt gewaardeerd door medewerkers is de zelfstandigheid, de inhoud van het werk en de collega’s. Wat beter kan is de samenwerking tussen teams en afdelingen, de werkdruk, heldere doelen en de informatievoorziening. In alle teams zijn in het najaar van 2019 de teamresultaten besproken en indien nodig zijn daar afspraken over gemaakt.

3.5.3.1. Algemeen
De informatiesamenleving ontwikkelt zich razendsnel, zeker de informatie- en communicatietechnologie (ICT). Ook Hilversum ontwikkelt zich tot een data-gedreven, datagenererende, data (her)gebruikende en datapublicerende organisatie. Die data kunnen onder strikte condities van privacy en Algemene verordening gegevensbescherming (AVG) met de partners in de stad en in de keten worden uitgewisseld en verrijkt. Maatschappelijke ontwikkelingen maken dat steeds hogere eisen worden gesteld aan de in de gemeente aanwezige informatiesystemen en de samenhang daartussen.

Ten behoeve van de doorontwikkeling van de e-dienstverlening en andere publieksdiensten, moet de gemeente de komende jaren investeren in know how, het eigen hardware-platform en de ontwikkeling van standaarden (‘centrale datastrategie’).

De toenemende datavraag en IT-complexiteit maakt het nodig dat er een betrouwbare automatisering is om continuïteit van de bedrijfsvoering (geen uitval van systemen) te waarborgen. Daarbij zijn moderne technische condities (hardware, rechten en koppelingen) nodig zodat de data veilig en bedrijfszeker worden opgeslagen en dat het bestuur en de organisatie als keten zo efficiënt, flexibel en effectief kunnen werken. Dit leidt tot lagere kosten en betere dienstverlening aan de inwoners. De ICT Benchmark die het afgelopen jaar is uitgevoerd door M&I Partners heeft laten zien dat Hilversum met 73 euro per inwoner onder het gemiddelde kostenniveau zit van de deelnemers van de benchmark.

In 2019 zijn verschillende aanbestedingen gestart (waaronder E-HRM en zaaksysteem), die in 2020 leiden tot implementatie van nieuwe systemen. Om een moderne datagedreven organisatie te zijn, zetten we in 2020 de stap naar een integraal hardwaresysteem waarin functies als onder meer telefonie en data-opslag in één totaaloplossing worden aangeboden. Hierdoor kan onder meer de datatransitie worden vormgegeven. De voorbereidingen zijn hiervoor in 2019 gestart. Voor ICT-investeringen en innovaties wordt ook samengewerkt met Gooise Meren en met partners in de stad.
Voor wat betreft afgeronde projecten is het vermelden waard dat de overgang naar Windows 10 soepel is verlopen, alsmede de installatie van nieuwe WIFI-punten en verbetering / vernieuwing van netwerk componenten.

 In 2019 zijn twee projecten opgestart die in belangrijke mate bijdragen aan de bedrijfscontinuïteit van de gemeentelijke processen bij stroomuitval: verplaatsen van de ICT Main Equipment Room (MER) en het aansluiten van een permanent noodstroomaggregaat voor het raadhuiseiland. De huidige MER is gesitueerd in de kelder van het Raadhuis en de wand grenst aan de grote vijver. Dit betekent een risico van waterintreding en daarmee voor de bedrijfszekerheid van ICT. Het permanente noodstroomaggregaat wordt in het achterste deel van de fietsenstalling van de laagbouw geplaatst. Beide projecten worden in 2020 uitgevoerd.

In 2019 is een herziening van interne beleids- en visiedocumenten gemaakt, zoals digitale uitgangspunten en architectuur. Door de inrichting van i-Governance en het centraliseren van IT-budgetten per 1 januari 2020 kunnen we meer sturen op de totale digitalisering. Denk bij i-Governance aan het instellen van een CIO office en het werken volgens portfoliomanagement. Dit heeft ook een doorontwikkeling van de professionaliteit van de hele i-keten van de organisatie bevorderd.
Het team Informatiemanagement is versterkt met een strategisch business partner informatiemanagement en een strategische informatiemanager. Ook is de Business Intelligence-omgeving nu goed geborgd qua technisch beheer en proces voor het vormgeven van nieuwe dashboards en is gestart met datagestuurd werken.

In 2019 is er een aanvang gemaakt met de centralisatie van de IT budgetten onder BIO (Business It Ondersteuning)

3.5.3.2. Informatieveiligheid
2019 is het overgangsjaar voor de gemeenten (en andere overheden) van de Baseline Informatiebeveiliging Gemeenten (BIG ) naar de Baseline Informatiebeveiliging Overheid (BIO). In de 2^e helft van 2019 is mede daarom nieuw strategisch beveiligingsbeleid opgesteld. Begin 2020 wordt dit beleid vastgesteld.

Waar in de BIG de nadruk ligt op een lijst normen die geïmplementeerd moeten zijn, is in de BIO meer aandacht voor het beheersen van de risico’s en het beleggen van de verantwoordelijkheden voor de informatiebeveiliging in de organisatie.
Voor een betere borging van informatieveiligheid en bewustwording is de formatie van Security Officer uitgebreid van 0,5 naar 1 fte.

Op basis van ENSIA-systematiek hebben we een evaluatie gedaan van de beveiliging. Voor de onderdelen DigiD en Suwinet zijn de bevindingen gecontroleerd door een externe auditor. Het college heeft hierover een verklaring afgegeven aan de raad.

Het aantal beveiligingsincidenten bedroeg in 2019 188. In zeventien gevallen ging het om een vermoeden van een datalek. Na onderzoek zijn vijf meldingen gedaan bij de Autoriteit Persoonsgegevens. Geen van de datalekken had grote impact.

Er is geen benchmark van het aantal datalekken. Wel neemt het aantal meldingen toe, en dat is niet per se een slecht teken. Dit betekent waarschijnlijk dat het bewustzijn omhoog gaat en datalekken sneller gemeld worden. Meldingen voeden het leerproces, waardoor in de toekomst vergelijkbare lekken vermeden kunnen worden.

Tevens is er een aanpak gemaakt voor het bewustzijn op informatie beveiligingsgebied voor de gehele organisatie. Deze wordt volgend jaar verder uitgerold.

3.5.3.3. Informatiebeheer
Sinds begin 2019 wordt in de gemeente Hilversum alleen nog digitaal gearchiveerd. Daarmee is een einde gekomen aan de periode van hybride (op papier en digitaal) archivering. Een deel van de (lang te bewaren) papieren archieven zijn gedigitaliseerd om zo de dienstverlening en interne informatievoorziening eenvoudiger te maken.

Het oordeel van de provinciale toezichthouder is gelijk gebleven. De provincie hanteert drie categorieën om de uitvoering van de Archiefwet te beoordelen: 'adequaat', 'redelijk adequaat' en 'niet adequaat'. De beoordeling van de gemeente Hilversum was in 2019 'redelijk adequaat'. Daarnaast doet de provincie een aantal aanbevelingen, die wij overnemen.

3.5.3.4. Privacy
Op het gebied van privacy is de ingezette koers uit 2018 voortgezet. Privacy en de bescherming van persoonsgegevens was ook in 2019 een belangrijk speerpunt. Dit jaar is veel ervaring opgedaan met meer operationele vraagstukken. De aandacht hierbij lag met name op de in de AVG genoemde ’rechten van betrokkenen’ zoals het inzagerecht of het recht op vergetelheid. In diverse casussen is hierin ervaring opgedaan die wordt meegenomen in het verbeteren van de procedures.

Op het gebied van informatieveiligheid en privacy hebben we in 2019 verdere stappen gezet en is er inmiddels een security officer die zich heeft bezig houden met Identity Access Management en bewustwording van gebruikers. In 2019 zijn we gestart met het onderzoek naar role based access management. Deze moet in 2020 een vervolg krijgen met verdere implementatie.

Verder is op advies van de Functionaris Gegevensbescherming (FG) in het jaarverslag over 2018, in 2019 het privacybeleid herschreven, waarin de aandacht meer op risicosturing komt te liggen. Dit beleid wordt in 2020 voorgelegd aan de raad. Voor de concernondersteuning is de functie van privacy-officer (PO) uitgebreid van 0,5 naar 1 fte.

Ook is de samenwerking van de PO’s en FG’s van de Regio Gooi en Vechtstreek en de regiogemeenten gecontinueerd. In een periodiek overleg worden gezamenlijke vraagstukken besproken en kennis gedeeld.

3.5.4.1. Organisatieontwikkeling
De visie ’Twee-benigheid: Verbonden en goed geregeld’ is de basis geweest waarop in 2019 verder aan de organisatieontwikkeling is gewerkt. Het management is in drie bijeenkomsten hiermee aan de slag gegaan. Samenwerken, leiderschap en organisatieontwikkeling stonden centraal. Er zijn drie organisatiebrede onderzoeken uitgevoerd (zie de inleiding bij deze paragraaf). Ontwikkelthema’s die uit deze onderzoeken komen, gaan over versterken eigenaarschap, verstevigen leiderschap en vergroten professionaliteit en zakelijkheid. We koppelen deze ontwikkeling aan de inhoudelijke thema’s, actualiteiten en ambities. Bijvoorbeeld het beter organiseren van het sociale domein, de visie op 2040, het sleutelproject. Zoals gebruikelijk zijn de medewerkers meegenomen in de ontwikkelingen door (zeepkist)sessies van de directie en de reguliere communicatie via intranet en de lijn. Het cultuuronderzoek (De Peilstok) is grotendeels interactief uitgevoerd met het bestuur, het management en de medewerkers. Rond de 150 collega’s hebben hun bijdragen aan De Peilstok geleverd.

3.5.4.2. Interne beheersing
In 2019 zijn vervolgstappen gezet om de organisatie verder in control te krijgen. Met de komst van de rechtmatigheidsverantwoording door het college neemt het belang van rechtmatigheid en de bijbehorende goede interne beheersing toe. Het is hierbij in 2019 niet alleen gegaan om de beheersing van processen, maar vooral ook om het versterken van de cultuur (de houding en het gedrag) en het bewustzijn binnen de organisatie. Hier ligt een gezamenlijke verantwoordelijkheid bij het college, het management én de lijn. De werkprogramma’s interne controle zijn daarnaast afgerond, er zijn verbijzonderde interne controles (VIC) uitgevoerd en ingebed in de planning- en control cyclus (begroting en jaarrekening). Ook zijn we gestart van het vergroten van het risicobewustzijn in de organisatie door het organiseren van bewustwordingssessies.
In het najaar van 2019 is er extra tijdelijke capaciteit ingezet voor versterking op de risicovolle processen bij de Administratieve Organisatie/Interne Beheersing (AO/IB). Deze controle op dossierkwaliteit en de werking van kritieke processen is een belangrijke graadmeter voor de accountant. Uit de positieve toonzetting van de Managementletter 2019 blijkt dat er vorderingen zijn gemaakt in de interne beheersing. Interne beheersing is van de hele organisatie en door een goede samenwerking tussen de VIC en de organisatie zijn completere en kwalitatief betere dossiers en procesbeschrijvingen opgeleverd. Daarmee zijn de eerste stappen gezet in de ontwikkeling van een gegevensgerichte controle naar een efficiëntere procesgerichte controle.

3.5.4.3. Gemeentelijke samenwerking
De provincie Noord-Holland wilde de bestuurskracht in de regio versterken. Dit naar aanleiding van een onderzoek naar de bestuurskracht in de regio. Hiertoe was een Arhi-procedure gestart waarin Hilversum zou gaan fuseren met Wijdemeren. De provincie heeft echter eind 2018 besloten de lopende Arhi-procedure stop te zetten. Het Rijk is bezig met het ontwikkelen van een nieuw toetsingskader voor herindelingsvoorstellen. De provincie constateert op basis van het concept toetsingskader dat de rol voor de provincie in deze procedures wordt afgezwakt en meent dat de tijd tussen de uitvoering van het bestuurskrachtonderzoek uit 2016 en mogelijke besluitvorming in 2021 te lang wordt.
Ondanks het feit dat de provincie constateert dat er onverminderd sprake is van lokale en regionale bestuurskrachtproblematiek, heeft zij besloten de procedure te stoppen.

3.5.4.4. Samenwerken in netwerken en met externe partners
Het afgelopen jaar heeft de gemeente zowel bestuurlijk als ambtelijk actief ingezet op het participeren in de verschillende netwerken en samenwerkingsverbanden. We investeren en maken gebruik van deze netwerken ten behoeve van de samenleving. Daarbij versterken de netwerken onze eigen regio en kunnen we gezamenlijk optrekken naar provincie, Rijk en Europa. We maken (via de regio) deel uit van de Metropool regio Amsterdam (MRA), de Economic Board Utrecht (EBU) en het netwerk van de G40 van middelgrote gemeenten.
Het G40-stedennetwerk is het netwerk van veertig (middel)grote steden in ons land, die elkaar vinden in stedelijke vraagstukken. Het belangrijkste doel is het behartigen van de gezamenlijke belangen op diverse beleidsterreinen richting kabinet, Eerste en Tweede Kamer en ministeries. De verschillende beleidsterreinen zijn binnen het netwerk ondergebracht in drie pijlers; de Sociale Pijler, de Pijler Economie en Werk en de Fysieke Pijler. Iedere pijler heeft een werkprogramma. Daarnaast biedt het G40-stedennetwerk een breed platform voor kennisuitwisseling tussen de steden onderling zowel op bestuurlijk als ambtelijk niveau en geeft het ruimte aan kennisdeling met partners op de diverse beleidsterreinen. Het stedennetwerk zoekt zowel in de belangenbehartiging als in de kennisuitwisseling samenwerking met andere partijen, zoals de VNG, de G4, het IPO en Platform31.
Het afgelopen jaar zijn wij zowel bestuurlijk als ambtelijk actief gaan participeren in de verschillende themagroepen die de G40 ons biedt, onder meer op het gebied van duurzaamheid, sociaal domein en economie. Ook richting de VNG hebben we een actieve rol ingenomen in het ondersteunen van moties met name op het gebied van sociaal domein en duurzaamheid, al dan niet via de G40.

3.5.4.5. Circulair inkopen
Circulair inkopen is een vorm van duurzaam inkopen waarbij wordt gekeken naar de hele keten en verspilling van grondstoffen wordt tegengegaan. Bij circulair inkopen wordt de herbruikbaarheid van producten en materialen gemaximaliseerd en waarde vernietiging geminimaliseerd. Een voorbeeld van een circulair inkoopproject is opgenomen in paragraaf 4.7 Facilitair en Huisvesting: Facilitair en Duurzaamheid. In het verlengde van de ambities uit het coalitieakkoord 2018-2022 heeft de gemeente Hilversum zich geconformeerd aan de Roadmap Circulair Inkopen en Opdrachtgeverschap van de Metropoolregio Amsterdam (MRA), een methodiek die helpt ambities op het gebied van circulaire inkoop te realiseren.
In 2019 zijn we gestart met de invoering van de relevante onderdelen van deze Roadmap. Op het gebied van draagvlak ('weten & willen') is aansluiting gezocht bij de werkgroepen van MRA, zijn budgethouders en opdrachtgevers meegenomen in nut en noodzaak van circulaire economie en is ook breder in de organisatie aandacht besteed aan circulaire kansen door middel van kennissessies. Ook is de eerste circulaire aanbesteding (kantoorartikelen) succesvol afgerond en die van kantoor​meubilair in gang gezet.
Ten aanzien van de organisatie op orde ('kunnen') is gekeken naar aanpassingen die nodig zijn in processen om circulaire inkoop te borgen en zo het nieuwe normaal te maken en daar goed over te kunnen rapporteren. Tevens is een nulmeting uitgevoerd volgens de voorgestelde methodiek van de MRA om de effecten te doorgronden. 
De leer- en actiepunten zijn vertaald in een projectplan voor 2020. Daarbij ligt de focus op verankering binnen de organisatie. Bovendien gaan we als Hilversum onze kennis etaleren door mee te schrijven aan enkele door de MRA te ontwikkelen standaarden voor circulaire producten en door planmatig over onze (leer)ervaringen te communiceren. 

3.5.4.6. Social return on investment
Bij Social return on investment (SROI) worden er sociale voorwaarden opgenomen bij aanbestedingstrajecten. SROI kan op verschillende manieren worden ingevuld. De prioriteit ligt bij duurzame arbeidsinschakeling van inwoners van de regio Gooi en Vechtstreek die een grote afstand tot de arbeidsmarkt hebben en afhankelijk zijn van een (bijstands)uitkering. De opdrachtnemer kan echter ook kiezen voor andere MVO-activiteiten en het inzetten van een SW-bedrijf om maatschappelijke waarde te creëren voor de regio. SROI betreft niet alleen het aantal plaatsingen. SROI wordt standaard als (inspannings)verplichting opgenomen bij Europese aanbestedingen conform het regionaal inkoopbeleid 2017-2021 en bedraagt in beginsel 5% van de (gefactureerde) opdrachtsom. Vanaf januari 2018 is de uitvoering van SROI belegd bij het Werkgeversservicepunt van de regio Gooi en Vechtstreek. Het Werkgeversservicepunt zorgt voor de registratie en monitoring van de SROI-verplichting en rapporteert hierover tijdens het strategisch regionaal inkoopoverleg. Medio 2019 zijn er regionaal (Wijdemeren, Hilversum, Gooise Meren en Eemnes) 24 contracten in behandeling bij de adviseurs SROI. De verwachting is dat het regionale volume aan contracten met een SROI-component zal stijgen in 2020/2021.

In 2020 gaan we de financiële verordening evalueren. Na deze evaluatie gaan we verder aan de slag met het opstellen van de interne, ambtelijke, afspraken hoe in de uitvoering, praktijk, dit beleid uitgevoerd moet worden.
De implementatie van de financiële verordening is grotendeels in 2019 uitgevoerd en om de financiële verordening verder te implementeren en eigen te maken zijn in 2019 cursussen over gemeentefinanciën en P&C-cyclus gegeven aan twee groepen raadsleden en acht groepen ambtenaren. Deze cursussen zijn door de deelnemers hoog gewaardeerd.

De evaluatie van de financiële verordening is in 2019 opgestart. Deze evaluatie heeft drie pijlers:

1. uitvoeringsonderzoek;
2. belevingsonderzoek bij de gebruikersgroepen (raad, college, budgethouders en controlfunctie)
3. vergelijking met andere gemeenten.

In het kader van het belevingsonderzoek vindt 2020 het eerste gesprek met de Audit- en Rekeningcommissie plaats. Het is de bedoeling dat de resultaten van de evaluatie begin 2021 worden verwerkt in een voorstel om de verordening te wijzigen per 1-1-2022. De wijziging wordt financieel verwerkt in de kadernota 2021 en de begroting 2022.

In 2020 zijn wij de Financiële Administratie van de gemeente Wijdemeren gaan uitvoeren. Met de gemeente Wijdemeren hebben wij een dienstverleningsovereenkomst (dvo) afgesloten waarin de afspraken hiervoor zijn vastgelegd.

3.5.7.1. Communicatie
In 2019 is de ontwikkeling op het realiseren van hoogwaardige externe communicatie voortgezet met als doel draagvlak krijgen én behouden voor het beleid. Verdere invulling is gegeven aan het communicatiever maken van de organisatie zodat de communicatiekracht van medewerkers toeneemt en de organisatie meer omgevingsbewust werkt. Ook is vorm gegeven aan het ophalen van wat leeft in de stad door het draaien van een pilot met een ‘newsroom’. Communicatie heeft bijgedragen aan het realiseren van de ambities van Hilversum. Steeds meer wordt ingezet op het daadwerkelijk betrekken van inwoners bij beleidsontwikkeling en -uitvoering. Dit wordt ondersteund door het benutten van online communicatiekanalen zoals twitter, facebook, Instagram en YouTube. Het aantal volgers op onze sociale media kanalen blijft stijgen. De views op YouTube zijn in 2019 lager dan in 2018; gemeenteraadsverkiezing zorgde toen voor piek.
- Instagram groei 40% van 1894 naar 2667 volgers;
- Facebook groei 24% van 5544 naar 6869 volgers;
- Twitter groei 3% (trend is daling) van 8651 naar 8936 volgers;
- YouTube daling van 15% van 20.000 naar 17.000 views.

3.5.7.2. Klachtenafhandeling
Het secretariaat van de commissie bezwaarschriften/ klachtencoördinator heeft ingezet op oplossingsgericht werken. De doelstelling was om voor minimaal de helft van het aantal bezwaarschriften een passende oplossing te vinden, zodat een formeel, tijdrovend en langdurige procedure kan worden voorkomen. In 2019 zijn er 345 bezwaarschriften ingediend. Hiervan zijn er 124 informeel opgepakt waardoor geen formeel juridische procedure gevolgd hoefde te worden. Het percentage dat oplossingsgericht is afgehandeld ligt op 36%.

Daarnaast participeert de gemeente in het Mediation Netwerk Midden Nederland. Dit netwerk is een informeel netwerk, waarin overheidsorganisaties in Midden-Nederland samenwerken op het gebied van mediation (vaardigheden). De gemeente Hilversum heeft dit jaar twee keer gebruikt gemaakt van de diensten van een mediator uit dit netwerk.

Het afgelopen jaar zijn er 144 klachten ingekomen. Hierover wordt een keer per half jaar gerapporteerd aan de raad. In 2019 zijn er 56 klachten gegrond verklaard, 50 ongegrond en 17 niet ontvankelijk.

Op het gebied van facilitair en duurzaamheid is in 2019 het inkooptraject kantoorartikelen in samenwerking met de afdeling inkoop uitgevoerd. Met dit inkooptraject is naast een duurzame kantoorartikelen assortiment een reductie in het aantal vervoersbewegingen van 260 leveringen per jaar naar 26 leveringen per jaar gerealiseerd. Verder is het wagenpark uitgebreid met vijf elektrische deelauto’s en één elektrische bestelbus en zijn er vier elektrische fietsen bijgekomen om het vervoer tussen onze gebouwen of in de nabije omgeving van Hilversum voor onze medewerkers te faciliteren.

Gemeente Hilversum is verplicht om energiebesparende maatregelen met een terugverdientijd van 5 jaar te nemen. Dit om te voldoen aan de klimaatdoelstelling om in 2030 de CO2 uitstoot met 49% te verminderen. Uit de inspectie rapportage (EED) die in 2019 opgesteld is blijkt dat veel van de erkende maatregelen al uitgevoerd, of niet van toepassing zijn. Zaken die overblijven worden op een natuurlijk moment zoals vervanging opgepakt. Deze acties zijn opgenomen in het meer jaren onderhoudsprogramma (MJOP) en raadsvoorstel voor een verduurzamingsplan van gemeente Hilversum.

Vanuit het College is opdracht gegeven aan de Directie om een Strategische Huisvestingsvisie op te stellen en een viertal huisvestingsscenario’s voor de toekomst ter besluitvorming uit te werken. Eind 2019 is een adviesbureau geselecteerd, zijn een stuurgroep en vier werkgroepen opgestart en zijn 35 interviews gepland. Eind april 2020 worden de visie en de scenario’s meegenomen in de Kadernota voor 2021.

In het Jaarplan Energietransitie 2019 is besloten het gemeentelijk vastgoed voor 2040 CO₂-neutraal te maken, waarbij het vastgoed in eigendom wat we zelf ook gebruiken in 2022 CO₂-neutraal moet zijn. Uitgangspunt is dat het Raadhuis als bestuurszetel en (gedeeltelijk) kantoor in gebruik blijft en ook de gemeentewerf in de huidige functie in gebruik blijft. Voor het overige vastgoed wordt in 2020 een strategische huisvestingsvisie ontwikkeld, die uitsluitsel geeft over de toekomstige huisvesting van de gemeentelijke organisatie. De resultaten daarvan kunnen invloed hebben op het al dan niet verduurzamen van de betreffende gebouwen. Raadhuis en gemeentewerf moeten dus nu op wettelijk niveau voor hun functie gebracht worden. Voor met name het Raadhuis zijn daartoe Arbo-technische maatregelen nodig. Daarnaast moet de wettelijk verplichte energiebesparende maatregen volgens het EED wordt uitgevoerd. Eind 2019 is een voorstel naar de raad gezonden om  die maatregelen te treffen die noodzakelijk zijn om het Raadhuis aardgasvrij en de gemeentewerf CO2 neutraal te maken.  De raad heeft hierop in januari 2020 een geamendeerd besluit genomen.

Op 27 november 2018 is allonge 3 op de huurovereenkomst voor Wilhelminastraat 1 getekend. Als gevolg hiervan heeft de verhuurder de gemeente een aantal vergoedingen gegeven tot een totaal van 62.500 euro. Dit bedrag is in Q2 2019 ontvangen. De huidige huurovereenkomst eindigt op 31 december 2021. In 2019 zijn afspraken gemaakt voor een huurverlenging tot 31 december 2026. De gemeente zal het pand verbouwen. Verhuurder geeft daarvoor een eenmalige bijdrage ad € 150.000,- en zal de gemeenschappelijke ruimten en toiletten verbouwen.

Formatie en bezetting in hele fte’s. Door afronding kan het totaal afwijken van de som der delen.

Toelichting op de tabel
Ad 1. De stijging van normformatie van 629 naar 634 fte’s wordt veroorzaakt door de omzetting van zogeheten ‘materieel budget’ (budget ten behoeve van de aanschaf van goederen en diensten) naar formatiebudget. De onderbezetting van 36 fte’s wordt grotendeels veroorzaakt doordat vacatures moeilijk vervulbaar zijn. De budgettaire ruimte die hierdoor ontstaat, wordt benut door capaciteit in te huren, zodat het werk toch gedaan wordt. Zie voor verdere toelichting onder ‘3.5.11. Kosten ingehuurd personeel’.

Bedragen in duizenden euro's. Door afronding kan het totaal afwijken van de som der delen. Negatieve getallen zijn voordelen (uitgaven lager dan begroot).

Toelichting op de tabel
Ad 1. De overschrijding wordt veroorzaakt door inhuurkosten, met name bij dienstverlening, beleid, en in het sociale domein. De inhuur leidt tot overschrijding, deels doordat inhuur over het algemeen duurder is dan personeel in vaste dienst, deels doordat er boven de normcapaciteit wordt ingehuurd om achterstanden weg te werken of te voorkomen, deels doordat de inhuur dient om langdurig zieke medewerkers te vervangen. In het laatste geval drukken zowel de salariskosten van de medewerker, als de kosten van de vervanging op het formatiebudget. De overschrijding van ruim twee ton komt overeen met 0,4% van het formatiebudget. Ter vergelijking: in 2017 was er een overschrijding van € 2,3 miljoen, in 2018 een onderschrijding van € 80.000.

Ad 2. De overschrijding wordt veroorzaakt door de extra storting in de pensioenvoorziening voor wethouders. Voor een uitgebreide uitleg, zie de collegebrief d.d. 18 december 2019.

Bedragen in duizenden euro's. Door afronding kan het totaal afwijken van de som der delen.

Toelichting
De redenen waarom we inhuren ten laste van het formatiebudget (ref. 1), lopen uiteen. Bepaalde vacatures houden we open in voorbereiding op wijzigingen in de dienstverlening of in de organisatie. Op sommige vacatures verloopt de werving moeizaam door een krappe arbeidsmarkt. Een deel van het formatiebudget is tijdelijk, waardoor het niet prudent is om vaste medewerkers te werven voor de betreffende functies. Dit speelt met name bij het Sociaal Plein. Ten slotte huren we in om langdurig zieke medewerkers te vervangen.
Volledigheidshalve geven we ook de inhuurkosten aan die direct op de taakvelden drukken (ref. 2), en de totale inhuurkosten (ref. 3). We zien de inhuurkosten die direct op de taakvelden drukken als integraal onderdeel van de kosten van de betreffende taken en activiteiten. Het gaat om inhuur ten behoeve van bijvoorbeeld Anna’s Hoeve, Arenapark, Stationsgebied, Omgevingswet, inkomensvoorzieningen, participatie en zorg.
Het in de tabel aangegeven percentage bij 'totaal' komt overeen met het landelijk gemiddelde.

Bedragen in duizenden euro's. Negatieve getallen zijn voordelen (uitgaven lager dan begroot).

Toelichting:

1. De huisvestingskosten betreffen de kosten van de panden die gemeente gebruikt voor zijn eigen bedrijfsvoering: Raadhuis, Stadskantoor, kantoorvilla Oude Enghweg 21 en Gemeentewerf. De kosten bestaan voor ongeveer de helft uit kapitaallasten (afschrijving en rente). De andere helft bestaat uit de huur van het pand aan de Wilhelminastraat, onderhoudskosten, energiekosten, belastingen (OZB, rioolheffing e.d.) en verzekeringen. De afwijking van € 104.000 is het resultaat van een extra dotatie aan de onderhoudsvoorziening voor het Raadhuiseiland.

2. De ICT-lasten bestaan uit materiële kosten, personeelskosten en kapitaallasten. De uitsplitsing vindt u hieronder. De materiële kosten bestaan uit de kosten van kantoorautomatisering (hardware) en licentie- en onderhoudskosten (software).

Het verschil van € 294.000 tussen begroot en werkelijk is geen echt nadeel. Het wordt veroorzaakt doordat we steeds beter inzicht krijgen in de aan ICT toe te rekenen lasten. In het realisatiecijfer rekenen we een aantal extra fte’s toe aan de ICT-component, die daar bij de begroting nog niet toe gerekend werden. De verbetering van het inzicht is één van de gevolgen van het centraliseren van de ICT-budgetten.

Bedragen in duizenden euro's.

Bedragen in duizenden euro’s. Negatieve getallen zijn voordelen (uitgaven lager dan begroot).

Toelichting

1. In de begroting is uitgegaan van 100% aanwezigheid van de commissieleden bij de commissievergaderingen. De werkelijke kosten zijn afhankelijk van de werkelijke aanwezigheid.
2. De hogere lasten worden met name veroorzaakt door onderzoeken en trainingen die bij de opstelling van de begroting niet bekend waren.